اصلاح سند رسمی یک راهکار قانونی برای هنگامی است که سند فعلی اعتبار قانونی خود را از دست داده باشد. در این نوشتار ضمن بررسی مهمترین شرایط و مراحل اصلاح سند رسمی، به ارائه برخی از مهمترین راهکارهای قانونی در رابطه با مراحل اصلاح سند در اداره ثبت خواهیم پرداخت.

موارد اصلاح سند رسمی

به طور کلی اصلاح اسناد رسمی در صلاحیت اداره ثبت و یا هیات نظارت سازمان ثبت اسناد و املاک می باشد. تصحیح سند رسمی ممکن است به یکی از دلایل انجام گیرد:

• اصلاح سند مالکیت در صورت داشتن اضافه مساحت؛ در مواردی پس از سپری شدن مدتی از زمان صدور سند مالکیت، معلوم می شود مساحت مندرج در سند رسمی با واقعیت تطابق ندارد. برای مثال در خصوص منزل مسکونی که مساحت آن در سند مالکیت 100 متر قید شده است، لیکن پس از مدتی معلوم شود مساحت ملک 110 متر می  باشد، در این صورت به درخواست مالک یا دیگر اشخاص ذینفع اصلاح سند رسمی صورت می گیرد.
• اصلاح سند رسمی مالکیت به حکم دادگاه؛ یکی از دیگر مواردی که ممکن است سند رسمی مالکیت در اداره ثبت اصلاح شود، هنگامی است که حکم قطعی مبنی بر اصلاح سند توسط دادگاه صالح صادر شود. در بسیاری از موارد مالکیت اشخاص نسبت به املاک و حدود آن مورد تعارض آنان است. در این صورت یکی از طرفین اختلاف می بایست به دادگاه عمومی و حقوقی مراجعه کرده و با طرح دادخواست، دعوای اصلاح سند رسمی را اقامه نماید.

شرایط و مراحل اصلاح سند در اداره ثبت

رسیدگی به دعوای تصحیح سند رسمی در صلاحیت دادگاه عمومی و حقوقی می باشد. در صورتی که مال مورد دعوی که تقاضای اصلاح سند آن می شود، غیرمنقول (مثل زمین، باغ و …) باشد، رسیدگی به دعوای تصحیح سند رسمی در صلاحیت دادگاهی است که ملک مورد دعوی در حوزه قضایی آن قرار دارد. بنابراین اگر دعوای تصحیح سند مالکیت در مورد ملکی اقامه شود که در شهر شیراز قرار دارد، رسیدگی به دعاوی مربوط به آن ملک در صلاحیت دادگاه عمومی و حقوقی شهرستان شیراز است. در صورتی که مال مورد دعوی منقول (مثل خودرو، جواهر و …) باشد، دعوای اصلاح سند رسمی در دادگاهی اقامه می شود خوانده در آن اقامت دارد.

رسیدگی به دعوای تصحیح سند رسمی مستلزم نگارش و تقدیم دادخواست به دادگاه عمومی و حقوقی می باشد. دادخواست برگه چاپی خاصی است که مشخصات مربوط به موضوع دعوی، طرفین دعوی، هزینه دادرسی و … بر روی آن قید می شود. دادخواست توسط خواهان یا وکیل او تنظیم و ارائه می شود. منظور از خواهان کسی است که شروع کننده دعوای حقوقی می باشد. برخی از مهمترین مواردی که می بایست در دادخواست حقوقی قید گردد از قرار زیر است:

• مشخصات خواهان اعم از نام و نام خانوادگی، نشانی محل اقامت، شغل، تحصیلات و … .
• مشخصات خوانده از قبیل نام و نام خانوادگی، نشانی محل اقامت و … .
• موضوع دعوی؛ در این نوشتار موضوع دعوی عبارت از: اصلاح سند رسمی می باشد.
• دلایل و منضمات؛ در این بخش از دادخواست خواهان می بایست کلیه اسناد و مدارکی که به استناد آن خود را صاحب حق می داند ذکر نماید. همچنین چنانچه خواهان برای اثبات ادعای خویش از شهادت شهود استفاده می کند، نام و مشخصات شناسایی شهود و مطلعین را نیز می بایست در دادخواست قید کند.

شیوه رسیدگی به دعوای اصلاح سند رسمی در محاکم دادگستری

در قسمت شرح دادخواست، خواهان یا وکیل ملکی او سیر ترتیبی کلیه رویدادهایی که در نتیجه آن خود را مستحق اصلاح سند رسمی می داند، بیان می نماید. در نتیجه خواهان ممکن است به قرارداد مبایعه نامه که بین او و خوانده تنظیم شده مبنی بر فروش متراژ کمتر یا بیشتر آنچه در اداره ثبت، به ثبت رسیده است استناد نماید.

پس از این که دادخواست و پیوست های آن به دفتر دادگاه عمومی و حقوقی رسید. مدیر دفتر پرونده را به نظر قاضی می رساند. در صورت کامل بودن پرونده، قاضی دستور تعیین وقت رسیدگی و احضار طرفین را صادر می کند. وقت رسیدگی توسط مدیر دفتر دادگاه تعیین شده و به طرفین ابلاغ می شود. پس از حضور طرفین و تشکیل جلسه رسیدگی، دادگاه موضوع را مورد بررسی قرار داده و اظهارات طرفین و شهود را استماع می کند. پس از اعلام ختم دادرسی دادگاه در خصوص موضوع تصمیم گرفته و حکم مقتضی را صادر می نماید.

چنانچه دادگاه خواهان را مستحق تشخیص دهد، حکم به الزام به تنظیم سند رسمی صادر می شود. در این صورت ظرف مهلت 10 روز از تاریخ صدور اجراییه خوانده یا همان محکوم علیه مکلف است به ادارات ثبت اسناد و املاک مراجعه کرده و سند رسمی را اصلاح نمایند. در صورتی که دادگاه خواهان را مستحق اصلاح سند تشخیص ندهد، حسب مورد حکم به بی حقی خواهان یا قرار رد دعوی را صادر می کند.

حکم صادر شده توسط دادگاه نخستین چنانچه به صورت حضوری ابلاغ شود، ظرف 20 روز قابل تجدید نظر خواهی در دادگاه تجدید نظر استان خواهد بود. چنانچه در این مدت طرفین تجدید نظر خواهی نکنند، حکم دادگاه قطعی شده و پس از صدور اجراییه، سند رسمی اصلاح می گردد.

اصلاح سند مالکیت

اصلاح سند مالکیت یکی ازمباحث فنی و پیچیده دعاوی ثبتی است. درقوانین جاری اصل بر صحت و اعتبار سند رسمی است و لذا اصلاح و ابطال سند مالکیت نیازمند وجود دلیل و حسب مورد طی تشریفات قانونی دراداره ثبت ، هیات نظارت و دادگاه است.

موارد اصلاح سند مالکیت

وقوع برخی ازاشتباهات صورت گرفته در روند صدور اسناد رسمی می تواند موجب طرح درخواست یا دعوای اصلاح سند رسمی مالکیت گردد. که بسته به نوع اشتباه روند رسیدگی و مرجع رسیدگی به اصلاح سند مالکیت متفاوت است.

• اشتباهات قلمی

اشتباهات قلمی درمواردی صورت می گیرد که درهنگام تنظیم سند قطعی انتقال دردفتر اسناد رسمی و یا صدور سند مالکیت درمشخصات صاحب سند، مشخصات ملک، سهم مالک سهوا اشتباهی رخ دهد. به عنوان مثال، نام حسن به اشتباه حسین یا متراژ ملک به جای 200 متر 300 متردرج گردد.

دراین حالت بموجب ماده 25 قانون ثبت اسناد و املاک رفع اشتباه در فرض عدم خلل به حقوق شخص ثالث در صلاحیت هیات نظارت ثبت اسناد و املاک خواهد بود و مرجع مذکور دستور رفع اشتباه و اصلاح سند را صادر می نماید. درغیراینصورت موضوع در صلاحیت دادگاه عمومی حقوقی محل وقوع ملک خواهد بود.

• اشتباهات درجریان عملیات مقدماتی ثبت

به کلیه اقدامات مربوط به تنظیم سند اززمان انتشار آگهی مقدماتی تا تهیه پیش نویس و ثبت آن در دفتر املاک عملیات مقدماتی ثبت اطلاق می شود. که رسیدگی به اشتباهات مربوط به این بخش بموجب 25 قانون ثبت درصلاحیت هیات نظارت می باشد. مشروط بر اینکه به حقوق شخص ثالث خللی وارد نماید، درغیراینصورت رسیدگی به موضوع در صلاحیت دادگاه عمومی حقوقی محل وقوع ملک است.

• اشتباهات درجریان عملیات تفکیکی

اصلاح اشتباهات ثبتی مربوط به جریان عملیات تفکیکی که منجر به انتقال رسمی در دفترخانه یا ثبت ملک در دفتر املاک شده باشد در صلاحیت هیات نظارت است. مگراینکه خللی به حقوق شخص ثالث وارد نماید ، که دراین صورت موضوع در صلاحیت دادگاه عمومی حقوقی محل وقوع ملک خواهد بود.

ولی اگراشتباه منتج به صدور سند انتقال رسمی یا ثبت در دفتر املاک نشده باشد، اداره ثبت نسبت به صدوردستور رفع اشتباه اقدام می نماید و هیات نظارت در این زمینه فاقد صلاحیت است.

لازم به ذکر است ، تشخیص ورود خلل به حقوق دیگران درصلاحیت هیات نظارت خواهد بود.

• اشتباهات در طرز تنظیم اسناد رسمی

بموجب بند 7 ماده 25 قانون ثبت اسناد و املاک که عنوان می دارد، هرگاه درطرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آنها با قوانین، اشکال یا اشتباهی پیش آید رفع اشکال و اشتباه و صدوردستورلازم با هیات نظارت خواهد بود. این بند در صورتی است که اشتباهاتی از لحاظ مشخصات متعاملین و ملک و نوع سند و ..در دفتر اسناد رسمی رخ داده و امکان تنظیم سند اصلاحی وجود ندارد و در صورتی که به حق دیگران خللی وارد نشود ننماید هیات نظارت رفع اشکال می نماید. رای صادره بموجب این بند قابل تجدیدنظرخواهی درشورای عالی ثبت است.

لازم به ذکر است در صورتی که در رای هیات نظارت سهو قلمی رخ داده یا مطلبی به اشتباه درج شده باشد، تا زمانی که رای به مرحله اجرا درنیامده هیات نظارت مبادرت به صدور رای اصلاحی می نماید.

• اشتباهات ناشی ازاضافه مساحت ملک

بموجب ماده 149قانون ثبت درصورتی که ملکی با مساحت معینی مورد معامله قرار گیرد و بعدا کشف شود که مساحت ملک بیشتر از آن است که در سند به آن تصریح شده است، ذی نفع می تواند با پرداخت بهای قیمت اضافی با رعایت مقررات مربوطه تقاضای اصلاح سند را مطرح نماید.

رسیدگی به این امر و صدور رای اصلاح سند در صلاحیت اداره ثبت است و از حوزه صلاحیت هیات نظارت خارج است.

• تغییر حدود ملک

بموجب مقررات قانون ثبت مالکین املاک مجاور می توانند بنا به توافق فیمابین خود و با هدف ارتقا وضعیت املاک اقدام به مبادله بخشی از این املاک نمایند و پس از تنظیم صورتجلسه توافق و صدور دستوراداره ثبت اسناد رسمی خود را اصلاح کنند.

مدت زمان

مدت زمان تصحیح سند رسمی مالکیت ممکن است با توجه به شرایط هر موضوع و روند رسیدگی متفاوت است. ولی برحسب تجربه بین یک تا سه ماه است.

اصلاح سند اضافه مساحت

بموجب ماده 149 قانون ثبت شرایط تصحیح سند اضافه مساحت مقرر شده است، در این ماده آمده است .

نسبت به ملکی که با مساحت معین مورد معامله قرار گرفته باشد و بعداً معلوم شود اضافه مساحت دارد ذی‌نفع می‌تواند قیمت اضافی را بر اساس ارزش مندرج در اولین سند انتقال و سایر هزینه‌های قانونی معامله به صندوق ثبت تودیع و تقاضای اصلاح سند خود را بنماید.
در صورتی که اضافه مساحت در محدوده سند مالکیت بوده و به مجاورین تجاوزی نشده و در عین حال بین مالک و خریدار نسبت به اضافه مذکور قراری داده نشده باشد، اداره ثبت، سند را اصلاح و به ذی‌نفع اخطار می‌نماید تا وجه تودیعی را از صندوق ثبت دریافت دارد. عدم مراجعه فروشنده برای دریافت وجه در مدتی زاید بر ده سال از تاریخ اصلاح سند اعراض محسوب و وجه به حساب درآمد اختصاصی ثبت واریز می‌شود.

تبصره – در مواردی که تعیین ارزش اضافه مساحت میسر نباشد ارزش اضافه مساحت در زمان اولین معامله به وسیله ارزیاب ثبت معین خواهد شد.))

مدارک لازم جهت اصلاح سند مالکیت

برحسب مورد مدارک لازم جهت تصحیح سند متفاوت است. اما به صورت کلی درکنار طرح درخواست اصلاح سند ارائه مدارک زیر حائز اهمیت اساسی است.

• مدارک احراز هویتی اعم از کارت ملی، شناسنامه، گواهی حصروراثت و مدارک مثبت سمت نمایندگی
• اصول سند مالکیت و سند بنچاق
• اصول اسناد مالکیت قبلی
• درخواست انجام کارشناسی

مرجع صالح به رسیدگی در درخواست اصلاح سند مالکیت

برحسب نوع اصلاح سند رسمی و شرایط موضوع رسیدگی درصلاحیت اداره ثبت ، هیات نظارت و دادگاه خواهد بود.

برهمین اساس تعیین مرجع صالح به رسیدگی به درخواست اصلاح سند تابع موضوعی است که موجب آن می شود.

جهت اطلاعات بیشتر در بخش تماس با ما در ارتباط باشید